Какие данные загружаются

Здравствуйте уважаемые посетители сайта . Сегодня мы поговорим о типовом механизме переноса данных из 1С ЗУП редакции 2.5 в 1С ЗУП редакции 3.1 . Я пошагово расскажу о так называемом рекомендованном (кратком) переносе данных, покажу как он выполняется. Подробно рассмотрим документы, в которые выполняется перенос данных: такие как «Начальная штатная расстановка», «Периоды, оплаченные до начала эксплуатации», «Начальная задолженность по зарплате», «Переносы данных» . Посмотрим, где находятся эти документы и структуру перенесенных данных. Также я остановлюсь на некоторых особенностях этого переноса, которые следует учесть при обработке перенесенной информации.

Сразу замечу, что в данной статье я буду рассматривать процесс переноса данных на начало года . Состав переносимых данных при переносе на середину года немного отличается и подробно я об этом рассказываю в другой публикации (доступна ). Но даже если Вы планируете делать перенос на середину года, то я рекомендую изучить сначала текущую статью, а затем публикацию про перенос данных на середину года, поскольку там я лишь дополняю сведения, изложенные здесь.

Читайте также:

Серия статей с подробным пошаговым описанием 1С ЗУП 3:

Начальная настройка программы при переносе данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1

✅

Ниже Вы можете посмотреть видео и прочитать статью, где я подробно разбираю эту тему, но напомню, что если Вы хотите всегда оставаться в курсе обновлений 1С ЗУП, а также узнавать различные хитрости работы с этой программой, то очень рекомендую вступить в ПРОФКЛУБ 1С ЗУП 3 . Здесь Вы сможете присутствовать на ежемесячном разборе всех изменений в 1С ЗУП 3, получать ответы на Ваши вопросы по ведению учета в течение месяца, а также получать продуктивное общение с лекторами и коллегами.

Итак, для начала пошагово разберем, как же выполняется перенос данных из одной программы в другую. При запуске новой пустой базы ЗУП редакции 3.1 нам предлагается на начальной странице программы выполнить ее настройку. Здесь мы можем выбрать необходимый нам вариант переноса данных. Т.е. мы можем либо загрузить данные из прежней программы, либо начать с «Чистого листа». Для нашего примера устанавливаем переключатель Перенести данные из программы «1С: Зарплата и управление персоналом 8», редакция 2.5. Нажимаем кнопку «Далее».

На следующем шаге будет предложен список всех баз, установленных на компьютере и в нем необходимо выбрать ту информационную базу, из которой мы хотим выполнить перенос данных. У меня эта база называется ЗУП 2.5 (перенос 2). Здесь стоит сразу отметить, что база редакции 2.5 должна иметь определенный релиз. В данном случае перенос данных возможен из релиза не ниже 2.5.114.1 , о чем указано в помощнике (подробно о том, как самостоятельно обновить 1С можете почитать в статье ). У меня это соблюдено.

Если у вас в ЗУП редакции 2.5 есть, какие-то пользователи и задан для них пароль, то следует эту информацию внести в соответствующие поля. У меня пользователей в ЗУП 2.5 отдельно не создавалось, поэтому я оставляю поля пустыми. Нажимаем кнопку «Далее».

На следующем шаге необходимо выбрать вариант переноса данных. Для этого перейдем по ссылке «Настройка». В открывшемся окне будут предложены два варианта переноса данных. Краткий рекомендованный вариант, который я хочу рассмотреть в этой статье, выбран в программе по умолчанию. Это вариант — Использовать новые возможности кадрового учета и начислениязарплаты . Здесь описано, что он из себя представляет. Если же Вы хотите выбрать полный вариант переноса, то это уже нужно указать самостоятельно, то есть переустановить переключатель (этот способ будет рассмотрен в отдельной статье).

Далее в специальное поле добавим месяц, с которого учет будет вестись в новой редакции. Перенос можно производить в любой месяц года, но перед этим необходимо закрыть предыдущий месяц в редакции 2.5, произвести все начисления и выплаты на дату переноса. Я в этой статье рассмотрю вариант, когда мы переносим информацию на начало года, т.е. выбираю месяц начала эксплуатации Январь 2017 . Но ещё раз оговорюсь, что возможен перенос данных и в середине года. Нажимаем кнопку «Далее».

На следующем шаге, мы уже можем запустить сам процесс переноса данных. Нажимаем кнопку «Загрузить данные». Перенос информации занимает некоторое время, его длительность зависит от объема переносимых данных.

По завершению процесса переноса мы увидим соответствующую надпись – Перенос данных прошел успешно.

Проверка перенесенных данных в журнале документов «Данные на начало эксплуатации» в ЗУП 3.1

Итак, первая группа документов, которая нас будет интересовать, находится в разделе меню Главное в журнале документов «».

Здесь присутствуют три типа документов:

Начальная задолженность по зарплате;
Начальная штатная расстановка;
Периоды, оплаченные до начала эксплуатации.

Разберем более подробно каждый из этих документов.

Перенесенные данные из ЗУП 2.5 в документ «Начальная штатная расстановка» ЗУП редакции 3.1

✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:

Самым главным и основным является документ Начальная штатная расстановка, поскольку именно в него переносятся срез данных о текущих сотрудниках организации. Т.е. в этот документ переносятся на месяц начала эксплуатации (в нашем случае Январь 2017) сведения обо всех работающих сотрудниках. Данные об уволенных работниках сюда не попадают.

В табличной части этого документа представлена следующая информация: ФИО сотрудника, вид занятости, дата приема на работу, подразделение, в котором трудиться работник и занимаемая должность. Переносятся в программу также и сами элемент справочников Подразделения и Должности, посмотреть их мы сможем в разделе Настройка. В колонку «Зарплата» документа переносится информация о действующих плановых начислениях сотрудника. Здесь я хотел бы обратить Ваше внимание, что переносятся не только поставляемые (предопределенные) виды начисления, такие как Оплата по окладу , но и, например, вид начисления Премия процентом , который я создал в программе ЗУП 2.5 самостоятельно и назначил сотруднику в плановом порядке. В справочнике «Основные начисления организации» в ЗУП 2.5 первоначально такого вида начисления не было.

Такого рода плановые начисления также переносятся в программу ЗУП 3.1 и попадают в справочник Начисления.

Особенность этого переноса заключается еще и в том, что какие-то «разовые начисления », т.е. такие начисления, которые не были назначены в плановом порядке сотрудникам на момент переноса, и те, которые начислялись разово, в ЗУП 3.1 переноситься не будут. Например, в моей базе ЗУП 2.5, данные из которой переносились в ЗУП 3.1, есть сотрудник Семенов А.Б. и ему в августе 2016 года выплачивалась разовая премия в сумме 10 000 рублей. Для этой выплаты в ЗУП 2.5 был создан специальный вид начисления – Разовая премия .

Подобного рода виды начислений из справочника Основные начисления организации (ЗУП 2.5) в справочник Начисления ЗУП 3.1 не переносятся. Поэтому, если у вас есть, какие-то разовые начисления, которые вы периодически используете, то их придется создавать заново в ручную в программе ЗУП 3.1.

Также, в документ переносится информация о варианте выплаты сотрудникам аванса. В ЗУП 2.5 используются два способа выплаты аванса, это Фиксированной суммой и Расчетом за первую половину месяца . Если сотруднику была задана, какая-то фиксированная сумма выплаты аванса (в программе ЗУП 2.5, это делается, напомню, в справочнике Сотрудники), то эта же сумма перенесется в ЗУП 3.1 и автоматически будет выбран вариант выплаты «Фиксированной суммой».

Если же фиксированная сумма в 2.5 не была указана, то при переносе программа предполагает, что такому сотруднику следует установить вид аванса расчетом за первую половину месяца, который в ЗУП 3.1 и устанавливается.

Но в программе ЗУП 3.1 появился еще один способ выплаты аванса – Процентом от тарифа . В 2.5 такого варианта не было. Поэтому если вы решили использовать этот способ выплаты аванса сотруднику или нескольким сотрудникам, то можно непосредственно в документе Начальная штатная расстановка установить данный вариант и указать процент, который будет применяться с начала эксплуатации программы.

В нижней части таблицы у нас может быть не одна строка, а несколько, если остаток складывается из нескольких рабочих лет.

Довольно часто при переносе данных у клиентов я сталкиваюсь с тем, что учет остатков отпусков в ЗУП 2.5 велся не совсем корректно. Поэтому довольно удобно сразу просмотреть и поправить остатки отпусков в документе Начальная штатная расстановка .

Хочу обратить ваше внимание, у сотрудницы Семеновой Т.В.в колонке «Зарплата» плановые начисления не указаны. Дело в том, что по условию моего примера она находится в отпуске по уходу за ребенком, поэтому плановые начисления и не перенеслись, но был выполнен перенос документа Отпуск по уходу за ребенком , в который подгрузились все необходимые данные для расчета пособия. Никакой информации дополнительно здесь вручную вносить не требуется, документ полностью перенесен из программы ЗУП 2.5.

Также, стоит отметить, что после такого краткого рекомендованного переноса данных мы не увидим в ЗУП 3.1 кадровых документов, таких как прием на работу, кадровый перевод, увольнения и т.д. У нас, еще раз повторюсь, переносится срез текущих работающих сотрудников в документ «Начальная штатная расстановка», но сами кадровые документы мы в ЗУП 3.1 не увидим. Поэтому если требуется посмотреть какие-то кадровые документы или что-то распечатать, то желательно базу ЗУП 2.5 сохранить.

Перенесенные данные из ЗУП 2.5 в документ «Периоды, оплаченные до начала эксплуатации» ЗУП 3.1

Документ предназначен для таких ситуаций, когда сотруднику было введено и рассчитано какое-то отсутствие в месяце, в котором учет велся еще в ЗУП 2.5 и это же отсутствие продолжается в том месяце, когда учет начинаем вести уже в ЗУП 3.1. В моем примере, сотруднику Петрову С.И., в декабре 2016 г. был оформлен основной отпуск, который заканчивается 16.01.2017 г. Само начисление и выплата отпускных произведены в декабре, но отсутствовать сотрудник еще будет и в январе 2017 г. Именно для таких случаев и разработан документ «Периоды, оплаченные до начала эксплуатации» , в который подгрузились сведения об отсутствии сотрудника с даты начала эксплуатации программы, по дату окончания отпуска. В моем примере, это период с 01.01.2017 г. по 16.01.2017 г. Эта информация будет учтена при начислении зарплаты за январь.

Также при таком кратком переносе из ЗУП 2.5 переносится информация о действующих плановых удержаниях с сотрудников. Например, с Семенова А.Б. в ЗУП 2.5 удерживались алименты по исполнительному листу. При переносе в ЗУП 3.1 эти данные подгрузились в журнал Алименты и другие удержания (раздел Зарплата). Документ Исполнительный лист перенесся полностью со всеми установленными параметрами для удержания и соответственно будет учтен при начислении зарплаты в ЗУП 3.1 с момента ввода в эксплуатацию.

В программу ЗУП 3.1 перенеслись сведения и о применяемых вычетах при расчете НДФЛ, их мы можем увидеть в журнале документов Заявления на вычеты (раздел Налоги и взносы).

Теперь, после того как у нас в программу загрузились данные в выше перечисленные документы «Начальная штатная расстановка» и «Периоды, оплаченные до начала эксплуатации », а также удержания по исполнительному документу и вычеты по НДФЛ мы можем попробовать рассчитать зарплату нашим сотрудникам за январь.

Создадим документ «Начисление зарплаты и взносов» за январь 2017 г. и заполним его. Итак, плановые начисления у сотрудников подгрузились в документ и зарплата рассчиталась. У сотрудника Петрова С.И. вытеснены дни нахождения в основном отпуске, зарплата начислена только за 11 дней из 17 по норме января. На закладке «Пособия» мы видим начисленное пособие по уходу за ребенком Семеновой Т.В. На закладке «Удержания» отобразилось рассчитанное удержание по исполнительному документу у Семенова А.Б. На закладке «НДФЛ» рассчитался налог и у сотрудника Петрова С.И. при этом расчете применен вычет в размере 1 400 руб.

Перенесенные данные из ЗУП 2.5 в документ «Начальная задолженность по зарплате» ЗУП 3.1

✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:

Еще один документ, в который переносятся данные из ЗУП 2.5 о состоянии взаиморасчетов с сотрудниками на начало месяца переноса — это «Начальная задолженность по зарплате». Доступ к нему можно получить из журнала документов «Данные на начало эксплуатации » в разделе Главное, а также он присутствует в разделе Выплаты. В моем примере, в этот документ перенесся остаток не выплаченной зарплаты за декабрь, который будет выплачен в январе.

Здесь есть одна хитрая особенность, если вы в ЗУП 2.5 уже внесли документ «Зарплата к выплате» за декабрь и провели его, то данные в ЗУП 3.1 не перенесутся. Для переноса информации о задолженности по зарплате перед сотрудниками этот документ должен быть обязательно распроведен. Учитывайте эту особенность при переносе данных.

Формирование документов в журнале «Переносы данных» в ЗУП 3.1

Далее поговорим еще об одном журнале документов, в который при переносе переезжает очень важная для будущего учета информация. Он называется «Переносы данных» и находится в разделе Администрирование .

Каждый созданный при переносе документ в этом журнале в качестве номера будет иметь определенный набор символов. В нашем примере в списке присутствуют документы со следующими номерами:

ЗП СЗО;
ЗП СЗФСС;

Разберем каждый из этих документов и посмотрим, какая информация в них переносится.

В документы с номером ЗП СЗО переносятся сведения об отработанном времени и заработной плате сотрудников в конкретном месяце для расчета среднего заработка при начислении отпускных, командировочных, т.е. во всех документах, где рассчитывается средний заработок (кроме среднего для начислений за счет ФСС).

На вкладке Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий) отображаются суммы, начисленные сотрудникам в июле 2016 г. Таким образом, на основании именно этой информации будет рассчитываться средний заработок.

Протестируем, так ли это. Оформим отпуск сотруднику Семенову А.Б. со 2 января по 5 февраля 2017 года. И мы видим, что действительно при расчете среднего заработка сотрудника использовались данные загруженные из ЗУП 2.5 в документы с номером ЗП СЗО за период с июля по декабрь 2016 года.

Отдельно хочу обратить ваше внимание на то, что при кратком переносе данных мы не сможем сформировать зарплатные отчеты за предыдущий период. Сведения, перенесенные в выше перечисленные документы, используются только для расчета среднего заработка в документах Отпуск, Командировка, Больничный лист и т.п. Эти данные для формирования отчетов по зарплате не применяются. Т.е. если мы попробуем, например, сформировать «Полный свод начислений, удержаний и выплат» или «Расчетный листок» (раздел Зарплата – Отчеты по зарплате) за период до даты переноса данных в ЗУП 3, то отчеты будут пустыми. Имейте это ввиду. Сделать такие отчеты можно будет только в ЗУП 2.5, поэтому опять же повторюсь, что рекомендуется сохранить эту базу.

В документ ТДК переезжает информация о заключенных трудовых договорах с сотрудниками, которая будет использоваться для формирования личной карточки Т-2. Поскольку документ Прием на работу не переносится, а именно в нем отображаются сведения о трудовом договоре, разработчики реализовали в программе создание именно такого отдельного документа — ТДК .

В документ с номером РКД переносится информация о кадровых приказах, например, в нашем случае перенеслась информация о приемах на работу. Выше я уже говорил, о том, что при переносе данных, сами кадровые документы, такие как Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнения и т.п. не переезжают из одной программу в другую, но реестр этих документов все-таки формируется в документе Перенос данных с номером РКД . И именно на основании этих данных будет заполняться реестр приказов в карточке Т-2.

В документы с номером ИЛ переносятся сведения об удержаниях по Исполнительным листам. В моей базе ЗУП 2.5 с сентября по декабрь у сотрудника Семенова А.Б. удерживались алименты по Исполнительному листу, соответственно за каждый месяц в ЗУП 3.1 были созданы документы ИЛ с указанием удержанных сумм. Эта информация необходима и применяется в том случае, если условия в Исполнительном листе поменяются и в нем будет установлен флажок Прекратить удержание по достижению предела с указанием суммы.

Отдельно стоит отметить, что в журнал «Переносы данных» также могут загружаться данные учета НДФЛ и страховых взносов за текущий год. В моем примере таких сведений нет, т.к. перенос осуществлялся на 01.01.2017 г. Но если бы мы переносили информацию, например, на 01.04.2017 года, то тогда в журнал «Переносы данных» переехали бы данные о доходах сотрудников, а также исчисленный НДФЛ и страховые взносы, за период, начиная с января по март 2017 г.

Таким образом перенос данных можно выполнять в любой период, не обязательно с начала года. Вся необходимая информация для формирования регламентированной отчетности будет перенесена. Подробно этот вариант переноса я рассматриваю в статье .

На сегодня у меня все. Подписывайтесь на обновления блога. Всего доброго!

Типовой функционал ЗУП 3 позволяет выполнить начальный перенос данных из программы редакции 2.5. Одним из вариантов переноса является так называемый «полный» перенос данных. Рассмотрим подробнее, какая именно информация, и куда загружается при выполнении такого варианта переноса данных.

Общие сведения

Какие данные загружаются

При полном варианте переноса данных потребуется указать год, с которого требуется переносить расчетные данные в ЗУП 3. В ЗУП 3 будут загружены сведения о произведенных расчетах за весь период с указанного года.

При полном переносе в ЗУП 3 будут загружены следующие данные:

справочная информация – наполнение справочников Организации , Подразделения , Должности , Графики работы , Физические лица , Сотрудники ;
кадровые данные – переносятся вся кадровая история непосредственно в кадровые документы (Прием на работу , Кадровый перевод , Увольнение );
сведения о произведенных начислениях и удержаниях – загружаются в документ Перенос данных (с кодом ЗП и НЗП ) за весь период с того года, который был указан при выполнении переноса;
виды начисления и удержания – переносятся все виды начисления и удержания, назначенные в плановом порядке в кадровых документах, а также виды начисления и удержания, присутствующие в документе Перенос данных (с кодом ЗП и НЗП );
настройки кадрового учета и расчета зарплаты – программа на основании переносимых сведений выполняет только те настройки, которые может вычислить на основании этих данных;
сведения о взаиморасчетах с сотрудниками – переносятся все сведения о взаиморасчетах за период с года, указанного при выполнении переноса;
данные для расчета среднего заработка – данные для расчета общего среднего заработка (отпускных, командировок и т.п.) переносятся за полтора предыдущих года, а для исчисления пособий, рассчитываемых по среднему заработку (больничные, отпуск по уходу за ребенком и т.п.) за 3 предыдущих года;
данные по НДФЛ и страховым взносам – переносятся сведения за период с года, указанного при выполнении переноса.

В какие объекты происходит загрузка данных

При «полном» переносе сведения загружаются либо непосредственно в учетные документы, либо в документы Перенос данных .

Используются следующие учетные документы:

документы Прием на работу , Кадровый перевод , Увольнение ;
Отпуск по уходу за ребенком ;
документы журнала Алименты и другие удержания ;
Заявления на вычеты ;
Договоры (в т.ч. авторские) ;
Займы сотрудникам .

Довольно существенный объем сведений из ЗУП 2.5 загружается в документ Перенос данных (Администрирование — См. также — Переносы данных ). Эти документы имеют буквенные номера, по которым можно понять какие данные содержит каждый из документов:

Коды, которые применяются при обоих вариантах переноса данных:

РКД, РОтп – реестр кадровых приказов для карточки Т-2;
ЗП_ СЗО, ЗП_СЗФСС — исходные данные для расчета среднего заработка (сведения о годовых премиях загружаются в документ с кодом ЗП_ГП);ИЛ – расчеты по удержаниям по исполнительным документам;
НДФЛ – данные налогового учета по НДФЛ;
ПСС – пособия по социальному страхованию, для отражения в 4-ФСС;
СВ – данные учета по страховым взносам;
ДнСост – сведения об отсутствиях сотрудников;
РВ – рабочее время, зарегистрированное документом Табель ;
ОСО – данные для расчета остатков отпусков;
ЗП – данные о начислениях и удержаниях;
НЗП – данные о начислениях и удержаниях по сотрудникам, исходные данные для отчетов по зарплате;
ЗС — расчеты по займам сотрудникам;
ВЗ – данные по взаиморасчетам с сотрудниками (начислено, выплачено).

Перенос справочной информации

«Полный» перенос данных в ЗУП 3.1 предполагает загрузку следующих справочных сведений из ЗУП 2.5:

Справочник Организации — загружаются сведения обо всех организациях, учет по которым велся в ЗУП 2.5: наименования, регистрационные сведения (ИНН, КПП, ОГРН и прочие коды), адреса и телефоны, ответственные лица, основные настройки учетной политики;
Справочник Подразделения , Графики работы , Должности — переносятся все подразделения, графики и должности.
Справочник Сотрудники — загружаются сведения обо всех сотрудниках, которые присутствуют в переносимых кадровых документах и документах Перенос данных ;
Справочник Физические лица — переносятся сведения о тех физических лицах, по которым загружен соответствующий элемент справочника Сотрудники , а также физические лица, присутствующие в документах Перенос данных .
справочники Начисления и Удержания – переносятся виды начислений и удержаний, которые назначены сотрудникам в плановом порядке в перенесенных кадровых документах, а также виды начисления и удержания, которые присутствуют в документах Перенос данных (с кодом ЗП и НЗП ).

Перенос настроек кадрового учета и расчета зарплаты

По сравнению с «рекомендованным» переносом данных, в котором загружался только срез данных на дату переноса, в рамках «полного» переноса «переезжает» большее количество сведений. Поэтому у программы есть больше возможностей для определения настроек программы.

Например, поскольку происходит перенос данных об истории начисленной зарплаты (эта информация загружается в документы Перенос данных — подробно о нем чуть ниже), то программа имеет возможность на основании загруженных начислений определить некоторые начальный настройки. Если в этих данных программа обнаружит начисления за командировку или за работу в выходные и праздничные дни, то в настройках расчета зарплаты автоматически будут установлены соответствующие флажки.

Аналогичный принцип заполнения и у прочих настроек расчета зарплаты, кадрового учета и учетной политики. Для заполнения настроек программа берет сведения из документов Перенос данных , из переносимых кадровых документов, сведений о плановых начислениях и удержаниях, а также из справочников.

Перенос кадровых данных и сведений о плановых начислениях

«Полный» перенос данных предполагает перенос всей кадровой истории из ЗУП 2.5 непосредственно в кадровые документы 1С ЗУП 3. Просмотреть эти документы можно в журнале документов Все кадровый документы (Кадры – Все кадровые документы ).

В этих документах содержатся следующие сведения:

занимаемые сотрудниками позиции;
используемые графики работы;
право на отпуска;
количество занимаемых ставок;
вид занятости;
плановые начисления – при «полном» переносе в ЗУП 3 загружаются все плановые начисления, которые когда-либо назначались сотрудникам в плановом порядке.

вариант выплаты аванса — если в ЗУП 2.5 в справочнике Сотрудники для работника была заполнена фиксированная сумма аванса, то в ЗУП 3.1 для такого сотрудника в документе Прием на работу также установится Фиксированный аванс . Если фиксированная сумма в 2.5 на заполнена, то подставится вариант Расчетом за первую половину месяца .
Также в ЗУП 3.1 возможен ещё один способ расчета аванса Процентом от тарифа . Если требуется назначить сотруднику именно такой вариант расчета аванса, то можно использовать документ Изменение аванса (ввести его на первое число месяца, с которого начинается учет в ЗУП 3.1).

сведения о трудовом договоре.

Формирование сведений в штатном расписании после переноса

После выполнения «полного» переноса в ЗУП 3.1 формируется штатное расписание, но формируется оно на основании сведений о занятых штатных единицах.

Также именно в штатное расписание загружается информация о наличии «вредных»/«тяжелых» позициях, по которым необходимо начислять дополнительные взносы. Если в организации на момент переноса данных трудится сотрудник в должности, для которой предусмотрено исчисление дополнительных взносов, то эта информация будет перенесена в соответствующую позицию штатного расписания.

И именно на основании этих сведений в настройках учетной политики (справочник Организации — вкладка Учетная политика и другие настройки — Учетная политика ) будет установлен флажок Есть сотрудники с правом досрочного выхода на пенсию . И возможно будет установлен флажок Применяются результаты специальной оценки условий труда , если при переносе присутствует сотрудник, для штатной единице которого задан класс условий труда.

Перенос сведений о плановых удержаниях

Сведения о действующих плановых удержаниях в ЗУП 3.1 загружаются через соответствующие документы журнала Алименты и другие постоянные удержания (Зарплата — Удержания ).

Например, если на момент переноса данных в ЗУП 2.5 у сотрудника было действующее удержания по исполнительному листу, то в ЗУП 3.1 будет создан документ Исполнительный лист с аналогичными сведениями для расчета.

Ещё один пример – это удержание добровольных страховые взносы в ПФР. Если в ЗУП 2.5 такой вид удержания действует для сотрудника на момент переноса данных, то в ЗУП 3.1 будет создан специализированный документ Удержание добровольных страховых взносов .

Если же речь идет о каком-то произвольном плановом удержании, для которого нет соответствующего документа в ЗУП 3.1, то в справочнике Удержания будет создан новый вид удержания, а также сформируется документ в журнале Алименты и другие удержания , которым это удержание планово назначится для сотрудника.

Перенос сведения о расчетах с сотрудниками

История взаиморасчетов с сотрудниками за период, указанный в помощнике переноса данных, загружается в документы с номером ВЗ . Благодаря тому, что переносятся все сведения о взаиморасчетах за период, в зарплатных отчетах ЗУП 3 есть возможность отслеживать историю сальдо по сотрудникам за период переноса.

Однако перенос полной истории взаиморасчетов по всем сотрудникам (даже уволенным), а не остатков по взаиморасчетам только работающих сотрудников, как это происходит при «рекомендованном» переносе, может привести к переносу «несуществующих» задолженностей в связи с ошибками учета в ЗУП 2.5.

Если такая ситуация сложилась, то скорректировать задолженность по сотруднику можно непосредственно документом Перенос данных . Корректировка выполняется по следующим регистрам накопления:

Зарплата к выплате – на основании остатков в этом регистре формируется сумма для заполнения документов Ведомость… ;
Взаиморасчеты с сотрудниками – по остаткам в этом регистре формируется сальдо по взаиморасчетам с сотрудниками в зарплатных отчетах ЗУП.

Стоит иметь ввиду, что движения «приход» увеличивают задолженность перед сотрудником, а «расход» наоборот, отражают факт списания задолженности. Учитывая это, при необходимости следует скорректировать «несуществующие» остатки.

Сведения о выполненных начислениях и удержаниях за период переноса

«Полный» перенос, в отличие от переноса «рекомендованного», предполагает загрузку сведений о выполненных в периоде переноса начислениях и удержаниях. Эта информация хранится в документах Перенос данных , которые имеют следующие номера:

ЗП – в этом документе сведения загружаются в регистр расчета Начисления и Удержания . Перенос этих сведения, в частности, позволит учитывать начисления и удержания за прошлые периоды в текущих расчетах.

НЗП – в этих документах хранятся сведения о начислениях, удержаниях и отработанном времени, которые будут использоваться для формирования зарплатных отчетов за период переноса (Расчетный листок ; Полный свод начислений, удержаний и выплат ; Анализ зарплаты по сотрудникам и т.п.).

Сведения для расчета среднего заработка

Информация для расчета среднего заработка переносятся в документы, имеющие следующие номера:

ЗП_СЗО – документы содержат информацию об отработанном времени и начислениях, которая будет использоваться в ЗУП 3.1 при расчете отпускных, командировок и прочих случаях, в которых начисляется сохраняемый средний заработок (кроме случаев начисления пособий). Сведения за каждый месяц загружаются в отдельный документ.

Данные об отработанном времени заполняются в регистре накопления Данные о времени для расчета среднего (общий) , а сведения о начислениях в регистре накопления Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий) .

ЗП_СЗФСС – документы содержат информацию о начислениях и о «выпадающих» периодах (болезнь, отпуск по уходу и др.), которая будет использоваться для расчета пособий, рассчитываемых по среднему заработку (больничные, отпуск по уходу за ребенком). На каждый месяц также создается отдельный документ.

Кроме сведений о начислениях и времени в этом документе в регистре накоплений Данные страхователей для расчета среднего заработка (ФСС) может содержаться информация о заработке сотрудников с предыдущих мест работы, если эти сведения заполнялись в ЗУП 2.5 в документе Справка других страхователей о заработке .

Данные учета по НДФЛ и страховым взносам

Заявления на вычеты по НДФЛ

Сведения о вычетах, которые в ЗУП 2.5 настраивались на уровне справочника Сотрудники в ЗУП 3.1 загружаются в отдельные документы в журнале Заявления на вычеты (Налоги и взносы – Заявления на вычеты ).

Данные по НДФЛ, страховым взносам и пособиям

Сведения данные о доходах, исчисленных страховых взносах и исчисленном, удержанном и перечисленном НДФЛ, а также о примененных вычетах загружаются в документы Перенос данных с кодами СВ , НДФЛ . При «полном» переносе эти данные загружаются в ЗУП 3 за период, начиная с года, который был указан в помощнике начального переноса, а не только за текущий год, как это было при «рекомендованном» переносе.

Также стоит отметить, что в документ с кодом ПСС загружаются сведения о пособиях за счет ФСС, которые были начислены в периоде переноса. Эти сведения также используются для заполнения регламентированных отчетов (4-ФСС, ЕРСВ).

Прочие сведения в документах «Перенос данных»

ОСО – в документах с этим кодом содержатся сведения о фактических отпусках сотрудников. На основании этих данных рассчитывается остаток отпусков по сотрудникам, а также заполняются сведения в кадровых отчетах по отпускам (например, Справка об остатках отпусков ).

ИЛ – в этот документ загружаются сведения о суммах удержанных по исполнительным листам. Информация используется для расчета исполнительных листов в случае удержания до определенной суммы, а также для заполнения печатной формы Карточка учета исполнительных документов с оплатой и для формирования отчета Исполнительные листы, соглашения об оплате алиментов и др.
ЗС – содержит сведения об истории выполненных удержаний по займам за период переноса данных. Эта информация учитывается при расчете удержаний по займам для определения момента прекращения удержаний по займам, а также для формирования отчетов по займам.

Упрощенный вариант переноса данных из 1С ЗУП 2.5 в 1С ЗУП 3.0

При переносе данных из 1С ЗУП 2.5, обратите внимание на кнопку «Настройка», где можно установить вариант переноса данных. По умолчанию в 1С ЗУП 2.5 предлагается новый упрощенный вариант переноса данных. Но можно использовать перенос начислений предыдущей программы, если много данных:

Разработчики 1С указали, что использовать перенос начислений предыдущей программы не рекомендуется использовать. Однако, каждая информационная база 1С 8.2 ЗУП уникальна, и нужно смотреть какой вариант переноса данных подходит лучше. У каждого варианта переноса данных есть свои плюсы и минусы, которые отражены в таблице «Сравнение вариантов переноса данных»:

Перенос кадровых данных и плановых начислений в 1С ЗУП 3.0

В старом переносе переносится вся кадровая история по актуальным сотрудникам, то есть будет перенесен весь справочник подразделений, весь в справочник должностей и т.д. за весь период.

В новом варианте осуществляется перенос только среза кадровых данных на дату начало учета. То есть переносятся только те подразделения, те должности и те сотрудники, которые на дату начала учета в новой базе 1С ЗУП 3.0 актуальны. При этом теряется кадровая история для карточки Т-2.

При новом переносе срез кадровых данных отражается в разделе Кадры – документ «Данные на начало эксплуатации» и он не проведенный изначально. Документ заполнен не полностью, указаны сотрудники, подразделение, должность, график работы, остатки отпусков:

При этом данные о плановых начислениях не переносятся, поскольку плановые начисления по новому варианту не переносятся из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.0. Предполагается, что плановые начисления пользователь должен ввести самостоятельно. Это возможно действительно проще, чем разбираться со старыми настройками:

К тому же плановые начисления присвоить работникам можно в штатном расписании, потому что штатное расписание тоже переносится как штатная расстановка на дату начало учета. Потом в документе «Данные на начало эксплуатации» нужно нажать кнопку «Обновить по штатному расписанию» и все плановые начисления по штатному расписанию автоматически заполнятся:

После обновления штатного расписания документ готов начислить зарплату, потому что есть список сотрудников и список плановых начислений.

После переноса данных по новому упрощенному варианту из 1С ЗУП 2.5 в 1С ЗУП 3.0 пока плановые начисления сотрудникам не назначены, зарплата в 1С ЗУП 3.0 не начислиться.

Перенос начислений и удержаний в 1С ЗУП 3.0

При выборе переноса начислений и удержаний из предыдущей программы 1С ЗУП 2.5, пользователь 1С ЗУП 3.0 может сформировать свод за прошлый период начисленной зарплаты и посмотреть: сколько было начислено, удержано, выплачено и т.д. В новом упрощенном переносе, начисления и удержания прошлых периодов не загружаются.

Перенос данных для расчета среднего заработка в 1С для кадров 3.0

Данные для расчета среднего заработка переносятся из 1С ЗУП 2.5 в 1С ЗУП 3.0 в обоих вариантах, но по-разному. При переносе начислений предыдущей базы данные сохраняются в документе «Перенос данных». Корректировать данные для расчета среднего заработка также можно в данном документе.

В новом варианте переноса данные для расчета среднего заработка в 1С ЗУП 3.0 сохраняются в регистрах сведений и их можно править в калькуляторе расчета среднего заработка. Но здесь есть один нюанс. Например, при создании документа отпуска, как только указали период отпуска, средний заработок сразу посчитается, потому что данные о среднем заработке были перенесены автоматически при переходе:

Данные о среднем заработке можно править, если нашли ошибку:

Автоматически проставляется флажок «Использовать эти же данные при расчете больничных, пособий по уходу за ребенком»:

Сбрасывайте этот флажок, нельзя чтобы он устанавливался в 1С ЗУП 3.0. Если внесете данные или просто откроете данные по среднему заработку, потом поставите флажок и проведете документ отпуск, то эти данные заменят собой базу для расчета больничных и данные потеряются.

То же самое в больничном листе, когда в калькуляторе вводите данные для среднего заработка, необходимо сбросить флажок. Так как в документе отражаются данные для расчета пособий, а это совсем другая база, не для отпусков. Поэтому флажок нужно убрать:

Перенос данных по взаиморасчетам в 1С ЗУП 3.0

При полном переносе из предыдущей базы с данными по взаиморасчетам необходимо разбираться и приводить остатки в нормальный вид. После упрощенного переноса в 1С ЗУП 3.0 данные по взаиморасчетам вводятся вручную.

Перенос данных по НДФЛ и взносам в 1С ЗУП 3.0

Данные по НДФЛ и взносам при полном переносе из предыдущей базы отражаются в 1С ЗУП 3.0 за весь период.

В новом способе переноса данные по НДФЛ и взносам переносятся с помощью документа «Перенос данных», но только за текущий год, и те, которые нужно отразить в отчетности. В 1С ЗУП 3.0 выбираем раздел «Администрирование» открываем документ «Перенос данных», где отражается информация только за текущий год:

Например, по НДФЛ отражаются сведения, которые нужно показать в отчетности:

Сравнение вариантов переноса данных из 1С ЗУП 2.5 в 1С ЗУП 3.0

При полном переносе данных из предыдущей информационной базы 1С ЗУП 2.5 в новой базе 1С ЗУП 3.0 отражается больше данных. Но процесс переноса требует больше времени и предъявляет повышенные требования к качеству данных в 1С ЗУП 2.5. Если в 1С ЗУП 2.5 были ошибки или некорректные настройки – все это перенесется в новую программу 1С ЗУП 3.0. Придется донастраивать и тратить время.

В новом упрощенном переносе используются минимально необходимые данные. Это быстрый перенос. В новой базе 1С ЗУП 3.0 можно применить новые необходимые настройки, но требуется ручной доввод данных. В частности, чтобы посчиталась зарплата, необходимо сделать доввод плановых начислений.

Поставьте вашу оценку этой статье:

В связи с прекращением поддержки "Зарплата и управление персоналом ред.2.5" в конце 2017 года, актуален вопрос, как перенести учетные данные в новую редакцию программы?

Переход с ЗУП 2.5 на 3.0 производится переносом данных из базы с релизом 2.5. Из-за частичного изменением структуры конфигурации возможность выполнить простое обновление конфигурации на новую редакцию отсутствует. Об отличиях редакции 2.5 от редакции 3.0 и переносимых данных можно ознакомиться .

Для начала нужно создать чистую информационную базу с релизом 3.0.

При первом запуске информационной базы, программа предложит Вам выполнить ее настройку посредством специального пошагового помощника.

На первом шаге укажите, что требуется выполнить перенос данных из редакции 2.5.

Внимание, перенос данных возможен только из релиза не ниже 2.5.94.1.

На следующей странице выберите месяц начала эксплуатации

Если требуется выполнить "полный" перенос данных то на этом шаге следует изменить вариант по ссылке "Настройка".
При этом варианте указывается не месяц, а период, за который будут перенесены данные. Также программа предложит выбрать, переносить начисления или нет.

На следующем шаге запускается непосредственно сама процедура переноса данных. Длительность выполнения всей процедуры зависит от объема переносимых данных и может занимать несколько часов.

По завершению процедуры загрузки нажмите Далее .

На этом перенос данных завершен.

Если по какой-то причине потребуется запустить повторный перенос из той же самой информационной базы, то в его процессе нормативно-справочная и учетная информация будет сопоставлена с уже имеющейся в базе. Например, физические лица сопоставляются по ФИО и дате рождения. Уже перенесенные данные не будут задублированы.

Запустить повторный перенос можно из раздела "Администрирование" по ссылке "Перенос данных из предыдущих программ". Ссылка доступна, если бы завершена начальная настройка программы после первого переноса.