Система автоматизации библиотек ИРБИС: обзор средств корпоративного взаимодействия

Представлены средства, обеспечиваю­щие корпоративное взаимодействие, которые существуют сегодня в системе ИРБИС.

Ключевые слова: Система автоматизации библиотек ИРБИС, библиотечные тех­нологии, автоматизация, корпоративное взаимодействие, коммуникативные форматы, технологии заимствования, сводные электронные каталоги, распределенные каталоги.

ИРБИС - это семейство программных продуктов, предназначенных для автоматизации библиотечных технологий. Среди этих продуктов мы выделяем основные и дополнительные. Основные - это прежде всего три поколения Системы автоматизации библиотек - ИРБИС32, ИРБИС64 и ИРБИС128. ориентированные на автоматизацию традиционных техноло­гий, связанных с созданием и ведением электронных каталогов библиотек.

ИРБИС32 адресована малым библиотекам, ИРБИС64 - средним и крупным, а ИРБИС 128 разработана для создания корпоративных систем, т. е. таких объединений, в которых участвуют группы библиотек или отде­ления и филиалы одной библиотеки.

К основным продуктам относится также ИРБИС64-Полнотекстовые базы данных - система, предназначенная для создания уже не библиогра­фических БД (каковыми являются электронные каталоги), а полнотексто­вых. Этот продукт можно рассматривать как инструмент для создания электронной библиотеки.

К дополнительным продуктам семейства ИРБИС относятся про­граммные решения, которые представляют собой специализированную «надстройку» к основным продуктам. Это, например, ИРБИС-Имидж-каталог. предназначенный для ретроконверсии больших карточных катало­гов, т. е. для создания ЭК на основе сканированных образов каталожных карточек и их текстов, распознаваемых автоматически.

В качестве дополнительных продуктов ИРБИС также предлагаются базы данных библиотечных классификационных систем (ББК, УДК, ГРНТИ) на компакт-дисках.

Система ИРБИС - типовая, универсальная - рассчитана на примене­ние в любых библиотеках, независимо от их масштаба и профиля. Среди сотен пользователей ИРБИС (более 3 тыс. - национальные библиотеки, федеральные, областные, районные, городские ЦБС, межпоселенческие и поселковые) по профилю комплектования есть универсальные и специали­зированные (медицинские, педагогические, для слабовидящих, детские, духовные и др.). Существенную часть пользователей ИРБИС составляют библиотеки вузов, школ и других учебных заведений.

При всей своей универсальности система ИРБИС предлагает и реше­ния, ориентированные на конкретные виды библиотек: например, решение задачи книгообеспеченности для вузовских библиотек.

Можно много говорить об отдельных модулях системы, их характери­стиках и функциональных возможностях, но в контексте рассматриваемой темы следует остановиться только на тех возможностях ИРБИС, которые связаны с её способностью интегрироваться в корпоративные системы и технологии, т. е. позволяют взаимодействовать с другими библиотечными системами и ресурсами.

Корпоративные возможности ИРБИС базируются на двух основных характеристиках - это:

поддержка коммуникативных форматов, в том числе RUSMARC на основе двухсторонней конверсии данных;

поддержка веб-технологии и протокола Z39.50.

Раскроем немного подробнее конкретные корпоративные возможно­сти ИРБИС.

Простейшая из них - файловый обмен библиографическими данными в коммуникативном формате. Это - элементарная возможность, и о ней не имеет смысла говорить подробно - следует лишь отметить, что в ИРБИС помимо режимов экспорта/импорта в формате RUSMARC заложена воз­можность загружать и выгружать библиографические данные в форматах UNIMARC и MARC21. Также обеспечена возможность импорта данных из конкретных библиотечных систем, таких как Библиотека 2 и МАРК (тех версий этих систем, где не была реализована выгрузка в формате RUSMARC).

Важнейшая, прежде всего с точки зрения повседневной библиотечной работы, корпоративная технология в ИРБИС - это технология заимствова­ния: она позволяет осуществлять - непосредственно в процессе каталогиза­ции - заимствование готовых библиографических описаний из внешних интернет-ресурсов.

В системе ИРБИС предлагаются различные технологии заимствова­ния: в первую очередь - заимствование из электронных каталогов, доступ­ных по протоколу Z39.50 (это каталоги всех крупнейших библиотек России и мира); широкие возможности открывает режим заимствования из ИРБИС-корпорации (это виртуальное объединение в единый информа­ционный ресурс электронных каталогов всех библиотек, работающих на системе ИРБИС и не возражающих против такого объединения) и, наконец, это возможность заимствовать из ресурсов ЛИБНЕТ (с этой организацией предполагаются договорные отношения).

В системе ИРБИС реализована технология, обратная заимствованию, - это онлайн-передача готовых библиографических описаний во внешние корпоративные ресурсы, ими могут быть базы данных, доступные через веб-шлюз ИРБИС или по протоколу Z39.50. В частности, на основе этой технологии можно вести сводные каталоги.

К корпоративным возможностям ИРБИС можно отнести возможность работать в локальных модулях системы («Каталогизатор», «Комплектатор» и др.) с «чужими» БД. Под «чужими» понимаются БД, находящиеся на сер­верах других библиотек, использующих систему ИРБИС: каталогизатор в конкретной библиотеке может работать с БД других библиотек точно так же, как со своими собственными.

В системе ИРБИС предлагаются средства для создания сводных и распределённых каталогов, которые являются сутью многих корпоратив­ных систем. Именно возможности ИРБИС были использованы при созда­нии прототипа сводного каталога вузовских библиотек по проекту «Разра­ботка информационной системы доступа к электронным каталогам библио­тек сферы образования и науки в рамках единого интернет-ресурса».

Возможности построения распределённых каталогов реализованы, в частности, при создании ИРБИС-корпорации. По такой же схеме могут строиться распределённые каталоги, объединяющие любые группы биб­лиотек, работающих на системе ИРБИС. Наличие Z-сервера, обеспечи­вающего доступ к БД ИРБИС по протоколу Z39.50, позволяет библиоте­кам-пользователям ИРБИС участвовать в создании распределенных ката­логов в гетерогенной среде, т. е. в объединениях библиотек, которые ис­пользуют различные системы автоматизации. Пример подобного объеди­нения - Корпорация публичных библиотек Москвы, среди которых, поми­мо пользователей ИРБИС, есть библиотеки, применяющие ЛИБЕР и mapk-sql.

Совершенно новые возможности корпоративного взаимодействия от­крываются в последнем поколении ИРБИС - ИРБИС128, который, как уже было сказано, ориентирован прежде всего на корпоративные технологии. Помимо построения сводных и распределенных электронных каталогов в ИРБИС 128 обеспечивается такая интересная возможность, как объедине­ние различных БД - как «ирбисовских», так и любых других, доступных по протоколу Z39.50, на логическом уровне, когда «на лету» объединяются не только собственно данные, а индексы, и при этом создаётся единый ин­формационный ресурс и для поиска, и для ввода данных . То есть конечный пользователь, например каталогизатор, осуществляющий ввод данных, мо­жет работать с БД, которая на самом деле есть результат сложения собст­венной БД ИРБИС и нескольких БД других библиотек, доступных по про­токолу Z39.50. В ИРБИС128 имеются возможности для написания провай­деров к базам данных, доступных по иным протоколам.

Говоря о корпоративных возможностях ИРБИС, следует упомянуть и о недавно реализованной возможности, обеспечивающей поддержку досту­па к БД ИРБИС через порталы госуслуг.

Таковы вкратце средства для обеспечения корпоративного взаимодей­ствия, которые существуют сегодня в системе ИРБИС.

// НТБ. – 2-12. - № 11. – С. 57-60.

В Центральной библиотеке Программное обеспечение Система автоматизации библиотек ИРБИС установлено с 2006 года.

ИРБИС - представляет собой типовое интегрированное решение в области автоматизации библиотечных технологий и предназначена для использования в библиотеках любого типа и профиля. Система полностью отвечает международным требованиям, предъявляемым к подобного рода системам, и поддерживает все отечественные библиографические стандарты и форматы. Система позволяет описывать все виды изданий.

По этой программе обрабатываются новые поступление книг, кроме того, ведётся электронный каталог периодических изданий. И ежегодно расписывается 1,5 тыс. описаний для систематического каталога статей, а также 500 записей для краеведческого каталога. Ведется пропаганда электронных каталогов для читателей Центральной библиотеки. Проводятся индивидуальные и групповые консультации. Индивидуальные консультации очень часто проводятся для студентов Минусинского педагогического колледжа (МПК), работает с ними библиограф Центральной библиотеки. Особенно востребованы электронные каталоги студентами при написании дипломных, курсовых работ. В 2010 году проведено 12 консультаций. Кроме того, в рамках обучающего центра «Информационный навигатор», который работает для школьного научного общества, проведены групповые занятия для школьников, которые называются «Поиск в системе ИРБИС». Проведен обзор-практикум «Краеведческие ресурсы библиотеки» по методике поиска в ИРБИС базе «Краеведение». Для студентов МПК проведены 11 занятия по методике поиска в системе ИРБИС.

Основная характеристика:

Система ориентирована на работу в локальных вычислительных сетях любого типа без ограничения количества пользователей при условии, что клиентской платформой является Windows 95/98/2000/NT и обеспечивается доступ к файл-серверу.

Система полностью совместима с международными форматами UNIMARC и USMARC на основе средства двухсторонней конверсии данных. Система также поддерживает Российский коммуникативный формат RUSMARC.

Система позволяет создавать и поддерживать любое количество баз данных, составляющих Электронный каталог (ЭК) или представляющих собой проблемно-ориентированные библиографические базы данных (БД).

Система предлагает технологию автоматического формирования словарей, на основе которых реализуется быстрый поиск по любым элементам описания и их сочетаниям.

Средства каталогизации позволяют обрабатывать и описывать любые виды изданий, включая нетрадиционные, такие как аудио- и видеоматериалы, компьютерные файлы и программы, картографические материалы, ноты и т.д.

Система поддерживает традиционные «бумажные» технологии, предоставляя возможности для получения широкого спектра выходных форм: начиная с листов заказа и книги суммарного учета и кончая указателями и всеми видами каталожных карточек.

Система предлагает средства для ведения и использования Авторитетных файлов, Алфавитно-предметных указателей к УДК/ББК и Тезауруса.

Система включает технологии, ориентированные на использование штрих-кодов на экземплярах изданий и читательских билетах.

Система включает средства, которые позволяют использовать в качестве иллюстративного материала любые внешние по отношению к библиографическому документу объекты, такие как полные тексты, графика, таблицы, аудио- и видеоматериалы, а также ресурсы Интернет.

В системе предусмотрены средства, позволяющие вводить и отображать символы, не входящие в стандартный (выбранный) кодовый набор, в частности, диакриты европейских языков, греческие буквы и другие специальные символы.

Система предлагает большой набор сервисных средств, обеспечивающих удобство и наглядность пользовательских интерфейсов, упрощающих процесс ввода, исключающих ошибки и дублирование информации.

Система обладает широкими возможностей для адаптации ее к условиям работы конкретной библиотеки, т.е. при передаче и установке системы может производиться ее настройка в соответствии со специфическими требованиями пользователя - начиная со структуры библиографического описания и кончая пользовательскими режимами работы.

Система является в достаточной мере открытой, что позволяет пользователю самостоятельно вносить изменения в широких пределах: от изменения входных и выходных форм до разработки оригинальных приложений.

В качестве самостоятельных продуктов, расширяющих возможности локальной версии системы ИРБИС, имеются средства поддержки телекоммуникационных технологий, а именно: Web-ИРБИС - решение, обеспечивающее доступ к базам данных ИРБИС через WWW-сервер, и сервер баз данных для протокола Z39.50 (Z-ИРБИС). Данные средства полностью обеспечивают интегрируемость системы ИРБИС в корпоративные библиотечные технологии.

В системе реализованы все типовые библиотечные технологии, включая технологии комплектования, систематизации, каталогизации, читательского поиска, книговыдачи и администрирования, на основе взаимосвязанного функционирования пяти типов автоматизированных рабочих мест (АРМ): «Комплектатор», «Каталогизатор», «Читатель», «Книговыдача», «Администратор».

Таким образом, доступ к ИРБИС неограничен для читателей. И легко осваивается.

Опыт работы с АИБС

ПОД АВТОМАТИЗАЦИЕЙ библиотеки понимается внедрение компьютерного аппаратно-программного обеспечения и его развитие в библиотечных технологиях и библиотечной практике. Более широко автоматизация библиотеки подразумевает перевод на компьютерные технологии всех процессов, позволяющих поэтапно освободить сотрудников библиотеки от рутинных операций, ручных форм работы, устаревшей техники, а также создать для читателей эффективный и комфортный сервис, обеспечивающий поиск и получение информации и изданий из фондов библиотеки. Ключевым же элементом автоматизации библиотеки, который позволяет перевести традиционные библиотечные технологии на автоматизированную платформу, является специальное программное обеспечение, именуемое автоматизированной информационно-библиотечной системой (АИБС). Такая система позволяет повысить качество обслуживания читателей, обеспечить создание электронного каталога, автоматизированную выдачу книг, эффективное управление библиотечным фондом, уменьшение рутинной ручной работы. АИБС построена по модульному принципу. Каждый её модуль является автоматизированным рабочим местом (АРМ) и обеспечивает автоматизацию определённого ряда процессов библиотечной деятельности. Как правило, АРМ выполняют следующие функции: Комплектатор, Каталогизатор, Читатель, Книговыдача, Администратор. АРМ всех типов взаимосвязаны и представляют единую интегрированную библиотечную систему. Таким образом, сегодня АИБС внедряется во все библиотечные процессы, с которыми сталкивается пользователь (читатель) библиотеки (регистрация, поиск в каталоге, книговыдача, использование электронных ресурсов), и во внутренние библиотечные процессы, в которых принимают участие сотрудники библиотеки (комплектование фондов, обработка изданий, создание тематических указателей, росписи сборников и периодических изданий).

Наша негосударственная школа «Европейская гимназия» в 1999 г. приобрела для своей школьной библиотеки систему автоматизации библиотек ИРБИС (интегрированную информационно-библиотечную систему), разработанную Государственной публичной научно-технической библиотекой России. В выборе данной АИБС для Европейской гимназии определяющим являлось следующее: 1) система разработана именно библиотекой, что позволяет избежать существенных недостатков и неудобств, присущих АИБС, созданных разработчиками, не имеющими прямого отношения к библиотечному делу; 2) возможность постоянного обновления АИБС за счёт регулярного появления более совершенных версий; 3) осуществление ГПНТБ мощной технической поддержки, в том числе и с помощью Интернета; 4) возможность функционирования АИБС в локальной компьютерной сети и в Интернете.

АИБС ИРБИС предназначена для автоматизации традиционных информационно-библиотечных технологий и представляет собой совокупность взаимосвязанных АРМ пяти типов.

АРМ «Комплектатор» представляет собой рабочее место библиотечного работника, выполняющего функции по комплектованию и учёту фондов библиотеки на основе ведения специальной базы данных. В условиях локальной компьютерной сети система обеспечивает функционирование произвольного количества АРМ «Комплектатор» с возможностью одновременного пополнения (корректировки) одной базы данных.

АРМ «Каталогизатор» представляет собой рабочее место библиотечного работника, выполняющего все функции по формированию (пополнению и корректировке) баз данных электронного каталога. В условиях локальной компьютерной сети система обеспечивает функционирование произвольного количество АРМ «Каталогизатор» с возможностью одновременного пополнения (корректировки) одной базы данных.

АРМ «Читатель» представляет собой рабочее место конечного пользователя электронного каталога (читателя библиотеки) и предназначен для всеобъемлющего поиска в электронном каталоге, просмотра (печати) найденной информации и формирования заказа для выдачи литературы. В условиях локальной компьютерной сети система обеспечивает возможность одновременного поиска в одних и тех же базах данных электронного каталога для произвольного количества пользователей (читателей).

АРМ «Книговыдача» представляет собой рабочее место библиотечного работника, выполняющего функции по выдаче литературы в соответствии с формируемыми заказами и её возврату. В условиях локальной компьютерной сети система обеспечивает работу с очередью формируемых заказов на выдачу в режиме реального времени, т.е. заказы, формируемые на АРМ «Читатель», автоматически поступают на АРМ «Книговыдача».

АРМ «Администратор» представляет собой рабочее место специалиста, выполняющего системные операции над базами данных в целом, направленные на поддержание их в актуальном состоянии.

Информационную основу системы составляют шесть баз данных.

База данных комплектования содержит предварительные (краткие) библиографические описания литературы, планируемой для приобретения, а также специальные данные заказа и подписки.

База данных электронного каталога содержит библиографическое и технологическое (специальное) описание литературы по фонду библиотеки.

База данных читателей содержит реквизиты зарегистрированных читателей и сведения о выдаче (возврате) литературы.

База данных заказов содержит очередь текущих заказов на выдачу литературы.

Системная база данных содержит системные данные и основной тематический классификатор.

База данных алфавитно-предметного указателя для УДК/ББК.

Как уже отмечалось, система ИРБИС функционирует в школьной библиотеке Европейской гимназии около девяти лет. Можно с удовлетворением отметить, что при этом перед Европейской гимназией НЕ возникали две серьёзные проблемы, наличие которых, к сожалению, существенно затрудняет применение АИБС во многих российских школах: 1) крайне недостаточная компьютеризация школ в целом, а особенно школьных библиотек; 2) весьма слабая для использования компьютерной техники профессиональная, психологическая подготовленность учителей и школьных библиотекарей.

Европейская гимназия очень хорошо оснащена компьютерами. В обоих зданиях (надо отметить, что к специфике Европейской гимназии относится наличие у неё с 2001 г. двух зданий – начальной школы и средней школы) каждый преподаватель имеет в кабинете свой персональный компьютер. Компьютерные классы оборудованы значительным количеством компьютеров, предназначенных для занятий учеников. Все административные службы гимназии также компьютеризованы. Функционирует локальная компьютерная сеть. В связи с этим все без исключения учителя и сотрудники умеют успешно применять в своей работе информационные технологии. Это касается и библиотекарей. Специально для эффективного использования АИБС в школьной библиотеке библиотекари прошли обучение по программе «Компьютерные технологии» (в объёме 72 часов на курсах краткосрочного повышения квалификации при одном из государственных технических вузов Москвы). Оба помещения школьной библиотеки (и в начальной, и в средней школе) оснащены необходимым количеством компьютеров и оргтехники. В библиотеке средней школы имеются три компьютера, принтер, сканер, ксерокс. Два компьютера из этих трёх предназначены для библиотечных работников. При помощи одного из них, находящегося в фондохранилище, как правило, осуществляется каталогизация. С помощью другого, расположенного в читальном зале, в основном осуществляется книговыдача. Третий компьютер предназначен для пользователей библиотеки. С его помощью они могут применять АРМ «Читатель», просматривать документы на нетрадиционных носителях, осуществлять поиск информации в локальной компьютерной сети и в Интернете. Библиотека начальной школы оборудована компьютером и ксероксом. Установка и последующее использование ИРБИС в Европейской гимназии осуществлялись при тесном сотрудничестве библиотекарей с системными администраторами и преподавателями информатики, что существенно уменьшило трудности при работе с АИБС.

Первым этапом развития процесса автоматизации в библиотеке при помощи АИБС является создание электронного каталога. Под созданием электронного каталога понимается: 1) каталогизация новых поступлений; 2) ретроспективная конверсия уже существующих карточных каталогов в машиночитаемую (электронную) форму. В первые годы существования Европейской гимназии при недостаточной площади библиотеки и отсутствии должности штатного библиотекаря карточные каталоги вообще не составлялись. Поэтому ретроспективная конверсия не осуществлялась, и электронный каталог стал первым каталогом школьной библиотеки. К началу работы по созданию электронного каталога библиотечный фонд насчитывал свыше 12 тыс. экземпляров. В связи с таким значительным объёмом было принято решение переводить уже существующий фонд постепенно, в течение значительного промежутка времени, а электронную каталогизацию новых поступлений в библиотеку осуществлять сразу же. В общей сложности, в связи с большой загруженностью библиотекарей, каталогизация уже существовавшего фонда заняла целых шесть лет – с 1999 по 2005 г. За это время в электронный каталог было введено в общей сложности более 16 тыс. наименований и более 28 тыс. экземпляров документов. Сегодня единый электронный каталог библиотеки Европейской гимназии содержит более 20 тыс. наименований и более 35 тыс. экземпляров документов (включая и списанные). Все без исключения документы фонда, независимо от их вида, типа и физического носителя информации (книги, периодика, аудио- и видеокассеты, электронные диски, диафильмы, диапозитивы), внесены в электронный каталог и имеют собственные уникальные идентификационные признаки.

Как уже отмечалось, в АИБС ИРБИС каталогизация осуществляется с помощью АРМ «Каталогизатор». После разделения в 2001 г. библиотеки Европейской гимназии на два здания (средней и начальной школ) и в связи с тем обстоятельством, что комплектование и учёт фонда всей библиотеки проводятся централизованно библиотекарями средней школы, электронная каталогизация новых поступлений проводилась только в средней школе, а каталогизация уже имевшихся документов – и в средней, и в начальной школах. После полного завершения каталогизации ввод в электронный каталог последующих поступлений осуществляется только в библиотеке средней школы.

Электронный каталог, т.е. машиночитаемый библиотечный каталог, работающий в реальном времени и предоставленный в распоряжение читателей, лишён ряда существенных недостатков, присущих традиционным библиотечным каталогам. Карточные каталоги занимают значительное пространство в библиотеке, что особенно негативно сказывается на имеющих обычно очень небольшую площадь школьных библиотеках. Электронный каталог, если можно так выразиться, не превышает размеров системного блока компьютера. Заполнение традиционных каталожных карточек требует весьма существенных затрат времени, особенно при массовых новых поступлениях. Ввести же данные в электронный каталог можно чрезвычайно быстро. В случае необходимости изменения информации в каталожной карточке необходимо её изъять и заполнить новую. Чтобы исправить запись электронного каталога, достаточно лишь несколько нажатий клавиш. И самое главное, электронный каталог даёт возможность совместить в нём одном целый ряд традиционных каталогов, позволяет производить поиск одновременно по значительному количеству параметров, тем самым существенно облегчая и убыстряя работу сотрудников библиотеки и обслуживание её читателей. Так, электронный каталог АИБС ИРБИС совмещает следующие традиционные библиотечные каталоги: авторский, заглавий, систематический, предметный, тематический, нумерационный, хронологический, издательский, языковой, географический, периодических изданий. Электронный каталог включает в себя также картотеки: статей, новых поступлений, персоналий, трудов сотрудников Европейской гимназии. Электронный каталог позволяет осуществлять ввод и поиск документов по значительному ряду параметров.

По фамилиям авторов, редакторов, составителей и т.д. Причём количество фамилий, имеющих отношение к одному документу, может быть неограниченным, т.е. возможен поиск, к примеру, по пятому автору. Кроме того, при поиске документов на иностранном языке фамилии (и инициалы) могут указываться и на иностранном, и на русском языках, например, Stevenson R.L. и Стивенсон Р.Л.

По наименованию коллектива/мероприятия.

По заглавию. Причём имеются в виду заглавия и книг (аудиокассет, видеодисков), и отдельных произведений (статей, звукозаписей, фильмов), в них входящих. Могут вводиться параллельные заглавия на разных языках, например «Treasure Island» и «Остров сокровищ».

По заглавию журналов и газет.

По заглавию серий.

По ключевым словам. Возможность поиска по десяти словам, содержащимся в заглавии. Это имеет важное значение в том случае, если библиотекарь или пользователь не знают точного заглавия документа. Например, для поиска сказки «Золотой ключик, или Приключения Буратино» достаточно ввести лишь «Буратино».

По виду/типу документов. Позволяет выяснить, сколько в библиотеке находится: книг в целом, однотомников, многотомников, номеров журналов и газет в целом, отдельных статей из журналов и газет, звукозаписей, видеодокументов, электронных документов.

По характеру документа. Позволяет определить: количество учебников, рабочих тетрадей, методических материалов, художественной литературы, познавательной литературы, картографических материалов и т.д.

По целевому назначению. Указывает возраст того, для кого предназначен данный документ. Например: дети дошкольного возраста, юноши, взрослые.

По физическому носителю информации. Имеется в виду носитель информации на непечатной основе: аудиокассета, видеокассета, электронная кассета, диафильм, диапозитив, CD, DVD.

По издающей организации.

По стране издания. В библиотеке Европейской гимназии хранятся документы, изданные более чем в 40 странах мира.

По языку. Данная функция крайне актуальна для Европейской гимназии. Кроме документов на русском языке, в библиотеке 2846 наименований документов на английском языке, 423 – на французском, 409 – на немецком, 59 – на испанском и ещё 43 – на четырнадцати других языках.

По году издания.

По журналам и газетам за определённый год. Позволяет определить количество периодических изданий за конкретный год.

По УДК/ББК/иной классификации. Для того чтобы пользователь сразу мог определить принадлежность конкретного документа к фонду учебной литературы, в рубрике «иная классификация» специально выделен индекс «Уч». Например, Уч – учебник, Уч-рт – рабочая тетрадь, Уч-дм – дидактический материал, Уч-х – учебная хрестоматия.

По персоналиям.

По ISBN/ISSN.

По шифру документа. После ввода новой записи в электронный каталог ИРБИС автоматически её шифрует. В шифр входят УДК/ББК/иная классификация, авторский знак двухзначной авторской таблицы и шестизначный уникальный номер.

По дате ввода.

По месту хранения экземпляра. Эта функция ввиду наличия у Европейской гимназии двух зданий крайне важна, поскольку позволяет определить, в какой именно библиотеке (средней или начальной школы) хранится документ.

По партии книг/инвентарному номеру книги. Определяется номер записи в книге суммарного учёта, а также в инвентарной книге.

По индивидуальным штрихкодам. Позволяет точно идентифицировать каждый экземпляр документа при вводе в электронный каталог и при дальнейшей выдаче пользователю. Штрихкоды изготавливают библиотекари Европейской гимназии самостоятельно, при помощи специального принтера. Все три служебных компьютера библиотеки снабжены сканерами для считывания штрихкодов. Штрихкоды фондов учебной и неучебной литературы для облегчения статистических подсчётов несколько отличаются друг от друга.

По индивидуальным штрихкодам списанных документов.

Следует особо отметить, что локальные компьютерные сети обоих зданий Европейской гимназии посредством Интернета с 2006 г. связаны друг с другом, по сути, в единую сеть. Это позволяет, например, при вводе в средней школе новой записи в электронный каталог тут же в режиме реального времени передавать сведения о данной операции на служебный компьютер библиотеки начальной школы. Следует ещё сказать, что часть наиболее востребованных пользователями документов, в основном касающихся проектной деятельности и внутри- и межшкольных конференций, размещена в электронном виде на сервере гимназии. Сведения об этих документах отражены в электронном каталоге и указан путь их поиска в локальной компьютерной сети.

Также важно остановиться на возможностях АИБС ИРБИС по объединению в запросе разных поисковых терминов. Для этого применяется переключатель «Логика», предназначенный для указания логических операторов, которыми объединяются поисковые термины, что определяет присутствие в искомых документах указанных поисковых терминов. Предлагаются три вида логических операторов:

«Или» – определяет требование присутствия в искомых документах хотя бы одного из поисковых терминов. Например, в запросе объединяются поисковые термины «французский язык» и «CD». Наименований документов на французском языке в библиотеке имеется 423, а на CD – 384. При применении логического оператора «Или» результат составит 779: 423+384–28 (исключая количество CD на французском языке).

*«И» – определяет требование присутствия в искомых документах всех указанных поисковых терминов. Например, опять объединяются «французский язык» и «CD». При этом полученный результат будет составлять 28 – количество CD на французском языке (исключая количество CD не на французском языке).

«Нет» – определяет требование присутствия первого и отсутствия всех остальных поисковых терминов. Например, при объединении терминов «французский язык» и «CD» полученный результат будет составлять 395, т.е. 423–28 (исключая количество CD на французском языке).

Количество поисковых терминов при применении переключателя «Логика» является неограниченным.

Также важно применение для расширения результатов поиска переключателя «Усечение». Он служит для указания факта правого усечения или неусечения поисковых терминов, что определяет способ сравнения терминов с соответствующими элементами документов.

Если усечение не применяется – включён индикатор «Нет», сравнение даёт положительный результат при полном совпадении поискового термина с соответствующим элементом документа. Например, поисковый термин «автомат» совпадёт только с элементом документа «автомат».

Если усечение применяется – включён индикатор «Да», сравнение даёт положительный результат в том случае, когда поисковый термин совпадает с началом соответствующего элемента документа. Например, поисковый термин «автомат» будет совпадать с терминами документов «автоматизация», «автоматический» и т.д.

Если АРМ «Каталогизатор» предназначен исключительно для служебного применения сотрудниками библиотеки, то АРМ «Читатель» могут использовать все зарегистрированные читатели школьной библиотеки, т.е. все без исключения ученики, преподаватели и сотрудники Европейской гимназии. АРМ «Читатель» обеспечивает возможность осуществлять: 1) поиск документов в электронном каталоге при помощи широкого спектра поисковых средств, рассчитанных как на начинающего, так и на подготовленного пользователя; 2) электронное, т.е безбумажное, формирование заказа на выдачу литературы. Поиск документов и формирование заказа можно осуществлять с любого компьютера в обоих зданиях Европейской гимназии. Для учеников работа с электронным каталогом имеет очень большое значение, поскольку именно она даёт детям непосредственную возможность самостоятельного поиска необходимой им литературы. Вначале ребёнок использует электронный каталог библиотеки лишь в качестве простого «поисковика». Однако со временем ученики начинают понимать, что АИБС позволяет не только выполнять поиск информации, но и самостоятельно вырабатывать его стратегию и алгоритмы (от вопроса «Что именно нужно искать по интересующей меня теме?» до «Как правильно использовать полученные мной сведения?»). Умение не только искать информацию, но и осуществлять её синтез, анализ и обработку безусловно способствует повышению информационной культуры учащихся. В более узком значении продуманное и творческое использование ребёнком электронного каталога приводит его к умению самостоятельно применять справочно-поисковый аппарат библиотеки и осуществлять справочно-библиографическое обслуживание в режиме «вопрос-ответ». Библиотекари максимально поощряют работу учеников с электронным каталогом, всячески её пропагандируют. Ежегодно с каждым классом проводятся практические занятия по изучению и использованию электронного каталога, а с восьмым классом на уроках информатики в рамках изучения баз данных проводятся теоретические занятия.

Форма со сведениями о выдачах/возвратах

АРМ «Книговыдача» позволяет полностью отказаться от бумажных читательских формуляров. При записи нового читателя в библиотеку на него заводится электронный формуляр. Туда вносятся сведения, аналогичные вносимым в традиционный читательский формуляр. Отличие – в уникальном идентификационном электронном номере читателя. Используя этот номер, библиотека изготавливает читательский билет со штрихкодом. Данный штрихкод позволяет мгновенно идентифицировать читателя.

Благодаря тому, что пользователь посредством локальной компьютерной сети может делать предварительный заказ в электронной форме, работа библиотеки становится гораздо более оперативной. Предварительные заказы позволяют библиотекарю заранее найти требуемые документы и подготовить их к выдаче. Система предварительных заказов также позволяет избежать массового скопления читателей в библиотеке. Особенно удобны предварительные заказы при получении литературы в другом здании. Например, учитель начальной школы может сделать электронный заказ на методические материалы, находящиеся в фонде средней школы, а затем, получив (опять же в электронной форме) подтверждение о выполнении заказа, прийти за ним.

Выдачу и сдачу литературы значительно убыстряет наличие штрихкодов. При сканировании штрихкода сведения о документе сразу же вносятся в электронный формуляр читателя и документ становится выданным. Это очень удобно при выдаче и сдаче значительного количества литературы одним, и тем более несколькими читателями. Кроме того, штрихкод позволяет чётко и однозначно определить «принадлежность» конкретного документа конкретному читателю. Электронный же формуляр читателя чрезвычайно наглядно и ясно демонстрирует библиотекарю заглавия выданных книг, дату их выдачи, сроки предполагаемого возврата, а также сведения о задолженностях читателя. Кроме того, АРМ «Книговыдача» позволяет мгновенно выяснить, за кем именно числится выданный экземпляр документа, что совершенно невозможно при традиционных бумажных формулярах. Очень важно и то, что читатель может самостоятельно просматривать свой электронный формуляр и, таким образом, быть в курсе своих задолженностей. В библиотеке Европейской гимназии вообще не принимаются вопросы учащихся о том, какие у них задолженности или принадлежит ли ученику имеющаяся у него книга. Ответить себе на подобные вопросы ученик должен уметь сам.

Применение АИБС в школьных библиотеках, конечно, должно развиваться в направлении расширения их дальнейших возможностей и повышения эффективности возможностей уже существующих. Несомненно, в ближайшем будущем желателен полный переход на автоматизированное комплектование школьных библиотек и ведение электронного учёта фондов. Должно продолжаться размещение электронных документов в локальных компьютерных сетях школ. Необходимое развитие получит система удалённого доступа к электронным ресурсам школьных библиотек посредством Интернета – чтобы каждый ученик со своего домашнего компьютера мог обратиться к АИБС школы и ознакомиться с содержанием интересующего его документа. И, думается, АИБС школьных библиотек должны объединяться в общие компьютерные сети для создания сводных электронных каталогов и совместного доступа к информационным ресурсам. Время глобальной информатизации образовательного процесса не за горами, и школьным библиотекам следует не пассивно ждать его наступления, а шагать в ногу с ним. В этом заключается их основная задача.

Статья подготовлена при поддержке интернет-магазина «Краски на диване.РФ». Если вы решили приобрести качественный и надежный лак паркета, который будет служить долгие годы, то оптимальным решением станет обратиться в интернет-магазин «Краски на диване.РФ». Перейдя по ссылке: «http://kraskinadivane.ru/catalogue/lkm/types/laki/dlya-parketa », вы сможете, не отходя от экрана монитора, заказать лаки и краски по выгодным ценам. Более подробную информацию о ценах и акциях действующих на данный момент вы сможете найти на сайте www.kraskinadivane.ru.

2005 г.

Введение

1. Система автоматизации библиотек ИРБИС

Заключение

Полной совместимости с международными форматами UNIMARC, MARC21. и Российским коммуникативным форматом RUSMARC

В системе осуществляется поддержка произвольного количества баз данных, составляющих Электронный каталог или представляющих собой проблемно-ориентированные библиографические базы данных. Внедрена технология автоматического формирования словарей, на основе которых реализуется быстрый поиск по любым элементам описания и их сочетаниям; средства для ведения и использования Авторитетных файлов, Алфавитно-предметного указателя к УДК/ББК и Тезауруса;

В программе реализована поддержка традиционных "бумажных" технологий: от печати листов заказа и книги суммарного учета до печати всех видов каталожных карточек; поддержка полных текстов, графических данных и других внешних объектов (включая ресурсы Internet).

Программа позволяет использовать технологии, ориентированные на использование штрих-кодов на экземплярах изданий и читательских билетах.

В систему включены средства для перевода пользовательских интерфейсов на другие языки.

Широкий набор сервисных средств обеспечивает удобство и наглядность пользовательских интерфейсов, упрощающих процесс ввода, исключающих ошибки и дублирование информации.

Система может быть легко адаптирована к условиям работы конкретной библиотеки.

Открытость позволяет пользователю самостоятельно вносить изменения в широких пределах: от изменения входных и выходных форм до разработки оригинальных приложений.

В системе реализованы все типовые библиотечные технологии, включая технологии комплектования, систематизации, каталогизации, читательского поиска, книговыдачи и администрирования, на основе взаимосвязанного функционирования пяти типов автоматизированных рабочих мест (АРМ):

АРМ "Комплектатор"

АРМ "Каталогизатор"

АРМ "Читатель"

АРМ "Книговыдача"

АРМ "Администратор"

АРМ "КНИГООБЕСПЕЧЕННОСТЬ"

АРМ "Комплектатор" позволяет осуществить:

Предварительное описание и оформление документов заказа на книги и другие издания с возможностью использования машиночитаемых планов издательств; контроль выполнения заказов;

Регистрацию поступления литературы, ввод первичных данных для книги суммарного учета (КСУ);

Передачу описаний на каталогизацию и сведений о докомплектовании в электронный каталог;

Подписку периодических изданий (абонементные карточки и листы заказа) с возможностью использования машиночитаемых подписных каталогов; пролонгирование подписки;

Передачу описаний периодических изданий в электронный каталог с последующей регистрацией очередных поступлений;

Списание литературы - включая процессы выбытия литературы из фонда и перемещения ее из одного подразделения в другое;

Типовые выходные формы - инвентарные списки, листы КСУ, итоговые данные о поступлении литературы в фонд, акты списания литературы и др.

В АРМ "Каталогизатор" ведется обработка любых видов изданий, включая аудио- и видеоматериалы, электронные ресурсы, картографические материалы, ноты и т.д., любая полнота описания, включая оглавление журналов и содержание сборников.

Описание периодических изданий может быть получено на сводном уровне и на уровне отдельных номеров и "подшивок" с учетом сведений о входящих в них статьях.

В "Каталогизаторе" технология индексирования изданий (систематизация, предметизация), включает автоматическое формирование авторского знака и аппарат навигации по рубрикатору ГРНТИ, алфавитно-предметному указателю УДК/ББК, авторитетному файлу предметных рубрик и тезаурусу.

Технология копирования данных исключает повторный ввод при создании аналогичных и связанных библиографических описаний, в частности, при создании аналитических описаний.

Программе есть система формально-логического контроля данных, как на уровне отдельных библиографических элементов, так и на уровне описания в целом и оригинальная технология автоматической сверки на дублетность, исключающая повторный ввод в электронный каталог.

С помощью "Каталогизатора" может быть решена задача книгообеспеченности и безинвентарный учет многоэкземплярной литературы для вузовских библиотек.

В качестве выходных форм используются - указатели, инвентарные списки, списки непоступивших номеров журналов и др.

АРМ "Администратор" представляет собой рабочее место специалиста, выполняющего системные операции над базами данных в целом, направленные на поддержание их актуальности, целостности и сохранности.

В автоматизированном рабочем месте АРМ "Книговыдача" реализована технология формирования и ведения очереди электронных заказов на выдачу литературы и фиксирования их исполнения, а также технология фиксирования возврата литературы. С помощью программы можно получить оперативную информацию свободных экземплярах заказанной литературы, о выданной литературе и читателях, имеющих ее на руках.

Учет сведений о выдаче/возврате литературы осуществляется в индивидуальных карточках (документах) читателей. Программа позволяет получить статистику о задолженностях и востребуемости литературы. Также реализована специальная технология книговыдачи на основе штрих-кодирования экземпляров и читательских билетов.

Для АРМ "Читатель" характерен дружественный интерфейс, рассчитанный на пользователя, не обладающего никакими специальными знаниями. В программе учтены различные уровни подготовки пользователя. Несомненным достоинством системы является широкий спектр поисковых средств, обеспечивающих быстрый (путем прямого доступа через словари) поиск в базах данных электронного каталога по любым элементам описания и их сочетаниям. Возможна работа с несколькими базами данных, составляющими электронный каталог. Пользователь имеет возможность воспользоваться безбумажной технологией формирования заказа на выдачу литературы.

АРМ "КНИГООБЕСПЕЧЕННОСТЬ" предназначено для ведения базы данных учебных дисциплин, связанных с базами данных читателей (студентов) и каталогов. Дружественный интерфейс отображает все варианты связей между учебными дисциплинами, студентами и литературой.

Вычисление коэффициентов книгообеспеченности осуществляется с учетом следующих положений:

Определение числа студентов и числа экземпляров в интерактивном режиме,

Учет возможности использования студентами одного учебника для нескольких дисциплин,

Учет наличия экземпляров, предназначенных для отдельных категорий студентов ("выделенные фонды"),

Учет возможности многократного использования учебника последовательно разными группами студентов в течение одного семестра;

В программе предусмотрено формирование таблиц коэффициентов книгообеспеченности для любого подмножества литературы на заданный семестр и Формирование различных выходных форм, в том числе "Обеспеченность обучающихся литературой из фонда ВУЗа" в соответствии с требованиями Министерства образования.

Программное обеспечение Web-ИРБИС предназначено для обеспечения доступа пользователей Интернет к электронным каталогам и другим библиографическим базам данных ИРБИС. Web-ИРБИС используется в качестве одной из основных компонент библиотечных Интернет-серверов и Интернет-комплексов.

Все функции полностью управляются администратором, включая настройку поисковых форм, добавление и удаление поисковых полей, настройку их атрибутов, включение рубрикаторов и статических словарей. Введены элементы поддержки сервисов электронной доставки документов и прямого доступа к полным текстам (если они имеются) по результатам поиска. Технология авторизированного доступа построена не на уровне стандартных методов веб-серверов, а на базе оригинальных решений с использованием динамически формируемых страниц и библиотек форм-файлов. Это было впервые реализовано с целью расширения возможностей адаптации к конкретным условиям и повышению устойчивости к несанкционированному доступу. Web-ИРБИС имеет встроенную поддержку включения в электронный каталог ссылок на полные тексты документов. При этом реализована свободная технология формирования ссылок в виде URL, что позволяет использовать это не только для формирования собственной коллекции полных текстов, но и для каталогизации и включения в базу данных ресурсов Интернет, что крайне важно в современных условиях. Таким образом, Web-ИРБИС может использоваться в качестве базовой технологии при создании виртуальных и электронных библиотек. Процесс создания ссылок достаточно прост и полностью интегрирован с технологией ИРБИС. Web-ИРБИС обеспечивает высокую скорость выполнения запросов различной степени сложности. Web-ИРБИС осуществляет поддержку расширенных форматов, установку параметров выдачи; допускает возможность использования расширенных средств формирования запросов, использования нескольких терминов в одном поле; имеет расширенные функции сервиса.

Web-ИРБИС базируется на следующей совокупности основных компонент:

1. Модуль обеспечения связи между веб-сервером и БД, созданного на основе CGI-технологии для веб-серверов Apache, WebSite. Кроме того, он обеспечивает работу программного обеспечения с любыми другими серверами, поддерживающими данную технологию, которая является стандартом для выполнения приложений в Интернет. Для IIS используется технология поддержки внутреннего API. Модули, использующие CGI, выполнены в виде исполняемых программ, API - в виде динамических библиотек. Данные модули являются единственными специфическими для различных веб-серверов - все остальные не зависят от типа указанных серверов и методов взаимодействия.

2. Модули поиска и форматирования результатов являются общими для Web-ИРБИС и ИРБИС и выполнены в виде динамических библиотек. Управляются модулем связи и обеспечивают поиск и вывод предварительно форматированных результатов в соответствии с переданными параметрами. Окончательное форматирование и конвертирование в HTML осуществляется модулем связи.

3. Библиотека форм-файлов - основа технологии безопасного авторизированного доступа. Разработанный алгоритм позволят не хранить постоянно поисковые страницы и страницы вывода результатов - они создаются при получении запроса на выполнение операции и удаляются после завершения процесса. Поэтому, невозможно осуществить несанкционированный доступ ко всем режимам из Интернет.

4. Технологические базы данных. Содержат информацию о регистрации удаленных пользователей и поступивших заказах.

5. Дерево статических страниц. Используется для первоначального изучения и в качестве примеров для оформления своего сервера.

Основными системными характеристиками Web -ИРБИС являются следующие:

Полная совместимость со всеми компонентами семейства ИРБИС;

Единая технология обслуживания локальных и удаленных пользователей;

Единая технология обслуживания запросов, поступающих в режиме онлайн и по электронной почте;

Полная совместимость описаний рабочих листов ввода для обеспечения процесса каталогизации с сетевой версией системы;

Возможность использования единого библиографического массива как для технологических операций, так и для обслуживания локальных и удаленных пользователей;

Наличие функций поддержки электронных библиотек, электронной доставки документов и МБА;

Наличие функций поддержки распределенных корпоративных систем и многофилиальных сетей;

Наличие простой и удобной системы биллинга и авторизации пользователей;

Возможность работы с любым количеством библиографических баз данных, в том числе и одновременно;

Возможность формирования запроса в фиксированной и свободной формах с использованием большинства операций информационного поиска;

Возможность использования любых форматов вывода, определяемых пользователем, в том числе RUSMARC, UNIMARC, MARC21.

Пользователь системы Web-ИРБИС может выполнять ряд базовых операций:

1) Поиск в произвольной базе данных, имеющей структуру ИРБИС, по неограниченному числу полей, по любым элементам описания и их комбинаций, с возможностями определения префиксов и квалификаторов поисковых терминов, нормализации слов и применения аппарата усечений

2) Использование при поиске статических словарей и рубрикаторов, включенных в поисковые формы или подключаемых извне, с возможностью комбинирования элементов словарей с любыми другими поисковыми предписаниями;

3) Использование динамических словарей баз данных, с возможностью получения списка терминов словаря с последующим поиском по выбранным терминам; навигация по словарям, включая задание начала сканирования по первым символам, и в терминах «следующие», «предыдущие»;

4) Показ записей из произвольной базы данных во всех типах стандартных форматов, включая информационный, в виде каталожной карточки, в метках и расшифрованных RUSMARC, UNIMARC, MARC21. Возможно применение любых форматов, определяемых пользователем в нотации ИРБИС;

5) Квантование выводимых записей в формате, определяемым пользователем, с последующей навигацией в терминах «следующие», «предыдущие»;

6) Выбор записей из числа найденных, с последующей их обработкой, включая выгрузку выбранных записей в стандартных форматах RUSMARC, UNIMARC, MARC21;

7) Каталогизация в трех режимах:

каталогизация новых или прочитанных по номеру документов;

каталогизация найденной порции документов;

каталогизация импортируемых документов;

Web-ИРБИС является надежной и удобной платформой для реализации библиотечных Интернет-приложений и их последующей интеграции в единый библиотечный Интернет-комплекс. Web-ИРБИС - постоянно совершенствуется и модифицируется, идет добавление новых функций и фозможностей, углубляется интеграция с другими подистемами семейства ИРБИС. На его базе построена аутсорсинговая сервисная служба ИРБИСхост. Обеспечивается поддержка пользователей как традиционным способом, так и через систему Интернет-конференций.

В настоящее время в ГПНТБ России создана подсистема ИРБИС64 для создания полнотекстовых баз данных. Документами этих баз данных могут быть тексты в форматах TXT, DOC, RTF, PDF, HTM, HTML. В данной подсистеме реализован смысловой анализ текстов. Подходы к решению задачи смысловой обработки текстов могут быть сформулированы в виде следующих этапов:

1. Создание полнотекстовой базы данных из массива текстов.

2. Естественно-тематическая классификация текстов на основе выделения значимых терминов предметной области. Тематическая классификация позволяет сравнивать тексты между собой на предмет близости их по смыслу. Тематический классификатор — это набор тематических словарей, в который входят термины, значимые в данной предметной области.

Подсистема полнотекстовых баз данных ИРБИС64 включает в себя:

1. Расширенный АРМ “Администратор”, который помимо стандартных функций включает в себя дополнительные режимы для работы с полнотекстовыми базами данных.

2. АРМ конечного пользователя (читателя) для поиска и просмотра в полнотекстовых баз данных. В этом АРМе реализованы специальные поисковые алгоритмы:

Поиск по запросу на естественном языке.

Поиск схожих текстов к тексту из полнотекстовой базы данных в заданном пользователем тематическом контексте.

Поиск схожих текстов к внешнему (по отношению полнотекстовой базе данных) тексту в заданном пользователем тематическом контексте.

Помимо конечного пользователя (читателя) система ориентирована на пользователя-эксперта, в задачу которого входит предварительная работа по созданию полнотекстовой базы данных и естественно-тематическая классификация текстов. Кроме того, система позволит экспертам и специалистам-классификаторам работать с полнотекстовыми коллекциями библиотеки в режиме интеллектуального смыслового анализа текстов. (Все эти функции реализованы в расширенном АРМе “Администратор”).

2. Внедрение и использование ИРБИС

Процесс управления выбором и выбор программного обеспечения для задач автоматизации библиотечной деятельности, равно как и внедрение можно представить следующими составляющими:

1. Определение видов работ, которые подлежат автоматизации.

2. Соответствие возможностей программного обеспечения к задачам автоматизации.

3. Определение требующихся вычислительных ресурсов для автоматизации.

4. Представление основных этапов внедрения программного обеспечения и составление предварительного плана.

5. Анализ полученных данных и принятие окончательного решения.

6. Настройки. Технологические вопросы программного обеспечения.

7. Администрирование программы.

Для проведения автоматизации необходимо:

Квалифицированный персонал;

Поддержка основных целей автоматизации коллективом, учредителем, спонсорами;

Наличие консультантов, участвовавших в подобных проектах;

Проверенное (апробированное) программное обеспечение.

Процесс внедрения любой системы автоматизации в библиотеках можно рассматривать с разных сторон. Во-первых, это административная составляющая; она, пожалуй, самая важная на этапе выбора программного обеспечения и создания технологического взаимодействия пользователей системы. Во-вторых, это профессиональная составляющая, та самая, что позволяет комфортно работать в этой программе человеку, труд которого автоматизируется. И треть я составляющая - это пользователь библиотечных ресурсов, тот человек, который получает библиографическую информацию на выходе всей автоматизированной цепочки.

Внедрение любого программного продукта (особенно лицензионного и дорогостоящего) следует начинать со знакомства с его демонстрационной версией.

Внедряя программу “ИРБИС”, библиотеки сталкиваются с необходимостью глубокого изучения технологических процессов библиотеки, их оптимизации. Это иногда требует создания новой структурной единицы, например, сектора технологического обеспечения библиотечных процессов, который отвечает за соблюдение технологии работы в среде ИРБИС, проводит анализ процессов, вырабатывает оптимальные и согласованные решения при внедрении (а в дальнейшем эксплуатации) модулей программы.

Автоматизация любого участка работ требует дополнительных затрат на период «перехода» технологий. При этом приходится поддерживать материально как традиционные технологии, так и все более прожорливые новые. В зависимости от потребностей и возможностей библиотек процесс освоения новых технологий может проходить как очень медленно, так и очень быстро.

Для успешного функционирования системы “ИРБИС” может потребоваться значительно модернизировать парк компьютерной техники, организовать новые автоматизированные рабочие места. Для внедрения технологии штрихкодирования необходимо приобрести термотрансферный принтер, ручные лазерные сканеры.

Для внедрения ИРБИС необходимо разработать план по внедрению системы, включающий технические, технологические, организационно-методические аспекты, а также переподготовку персонала. Как правило, необходимо решить следующие задачи:

Модернизировать парк ПК и периферийных средств:

Обучить персонал работе в среде ИРБИС;

Конвертировать существующие ЭК и БД библиотеки;

Внедрить модули “Комплектатор”, “Каталогизатор”, “Читатель”, “Книговыдача”, с использованием технологии штрихового кодирования для обслуживания читателей и управления фондом;

Модернизировать WEB -сайт библиотеки и опубликовать БД с использованием технологии ИРБИС.

Прежде всего, необходимо провести анализ существующей технологии ведения БД и определить последовательность работ, а также необходимые для их выполнения ресурсы.

Очевидно, что одним из ключевых вопросов освоения ИРБИС является обучение персонала, преодоление психологических барьеров, неизбежно возникающих как у тех, кто впервые начинает применение компьютерных технологий (сотрудники отделов абонементов), так и у персонала отделов, успешно работавших на протяжении нескольких лет с использованием других программ, например, “Библиотека”, (в последнем случае это вызвано принципиальными отличиями, существующими у программ ИРБИС и “Библиотека”). План повышения квалификации необходимо составить с учетом уровня знаний компьютерных технологий конкретных сотрудников (на основе предварительного тестирования и анкетирования). План может предусматривать решение разных задач: от приобретения первоначальных навыков работы с ПК, освоения ОС Windows , до детального изучения отдельных модулей ИРБИС.

Согласно плану, освоение ИРБИС должно вестись сразу в нескольких направлениях, что требует широкого вовлечения персонала большинства отделов, продуманных и взаимосвязанных решений.

На этапе создания технического задания на конвертацию из ранее используемых программ могут возникнуть трудности, связанные с несоответствием записей ЭК библиотеки требованиям формата USMARC , некорректности заполнения полей каталогизаторами библиотеки. Поэтому требуется проанализировать практически каждое поле ЭК. Те поля, которые не возможно исправить программными средствами, приходся редактировать в ручную. Создание технического задания также требует глубокого изучения форматов USMARC, UNIMARC, RUSMARC .

Таким образом, в результате проведенной работы удается не только подготовить БД к конвертации, но и существенно улучшить качество ЭК и БД библиотеки, повысить квалификацию сотрудников в области машиночитаемых форматов.

С помощью технологии штрихового кодирования решаются следующие задачи:

1. Ускорение процессов выдачи и приема литературы, снижение времени на ожидание книги читателем до 10 мин;

2. Упрощение выдачи и возврата литературы для читателя (отказ от книжных формуляров и читательских требований);

3. Устранение механических ошибок при приеме/выдаче книг;

4. Ускорение обработки новых поступлений за счет уменьшения количества операций;

5. Экономия средств: ненужной становится наклейка кармашков и распечатка книжных формуляров, приобретение читательских формуляров.

Штриховое кодирование в библиотеке применяется не только для автоматизации книговыдачи, но и инвентаризации. Однако, участие человека в процессе инвентаризации достаточно велико. И потому человеческий фактор играет важную роль, не учитывать которую нельзя.

Следует обратить внимание, что при проведении инвентаризации не-обходимо предварительно или параллельно провести сверку соответствия штрих-кодов на этикетках идентифицируемым материальным ценностям. Это требование обусловлено тем, что одна из главных проблем - так назы-ваемая пересортица, когда, скажем, на стул, приклеивается штрих-код, со-ответствующий столу.

Другая проблема - необходимость создания «моментального снимка» положения материальных ценностей на момент инвентаризации. Если в процессе инвентаризации движение материальных ценностей не прекра-щается, то некоторые штрих-коды могут быть не считаны, и тогда система выдаст сообщение о недостаче, хотя соответствующие ценности имеются в наличии.

Рассмотренные выше вопросы должны быть в обязательном порядке проконтролированы при проведении инвентаризации, что сведет ошибки проверяющих к нулю. В противном случае достоверность результатов ин-вентаризации может вызывать сомнения.

Внедрению автоматизированной технологии предшествует большая подготовительная работа, должен быть составлен план мероприятий по внедрению новой технологии, определены приоритетные направления деятельности:

1. Приобретение и установка оборудования, обучение сотрудников библиотеки;

2. Массовая печать штрих-кодов на книги по технологии «горяче-го» старта;

3. Присвоение штрих-кода активной части фонда (до выдачи и по-сле возврата);

4. Массовая печать наклеек для читательских билетов. Присвоение ШК читательским билетам по мере прихода читателей на абоне-мент научной литературы.

На следующем этапе необходимо разработать техническое задание (ТЗ) на создание БД “Читатель” (определение перечня и содержания полей, состава словарей). При создании ТЗ необходимо учитывать существующую технологию работы с читателем в библиотеке: регистрация, перерегистрация, работа с читателями-задолжниками, виды учетных документов и др.

Необходимо отметить, что ни одна система автоматизации не заработает, если:

Враждебно настроен коллектив (отсутствует мотивация внедрения или, что хуже, присутствует мотивация невнедрения);

Отсутствует план внедрения системы автоматизации;

Никто не видит хотя бы среднесрочных прогнозов работы такой системы и не догадывается для чего все это;

Не определены этапы работы программы автоматизации и ответственные лица за освоение поставленных задач;

Отсутствуют квалифицированные исполнители любого из этапов работы.

На данное время не существует программного обеспечения для автоматизации, удовлетворяющего все запросы библиотекарей, и, соответственно, способного решить все вышеперечисленные задачи. Поэтому особенно остро стоит вопрос о направлениях автоматизации каждой библиотеки, об использовании одной системы программ или работе с несколькими разными программными продуктами для увеличения эффективности.

Заключение

Разработчиком и распространителем системы "ИРБИС" является Международная Ассоциация пользователей и разработчиков электронных библиотек и новых информационных технологий. Учредители Ассоциации: Государств. Публичная научно-техническая библиотека (ГПНТБ) России и др.

В России и странах СНГ система ИРБИС является одним из признанных лидеров среди программных продуктов подобного рода. В настоящее время ИРБИС применяется в сотнях библиотек разного масштаба и разного профиля. Отличительной особенностью ИРБИС является то, что, она ориентирована на пользователей, которые не являются специалистами высокого уровня в вычис-лительной технике. Использование ИРБИСА, безусловно, многократно расширяет возможности в обслуживании читателей библиотеки. Ирбис обладает широкими возможностями для адаптации к условиям работы конкретной библиотеки, т.е. при передаче и установки системы может производиться настройка в соответствии со специфическими требованиями пользователя.

Преимущественными сторонами ИРБИС является то, что:

все основные библиотечные процессы автоматизированы как самостоятельно функционирующие подсистемы;

ИРБИС отвечает международным требованиям и международным библиотечным форматам;

русский интерфейс существенно облегчает освоение ИРБИС;

относительная дешевизна;

В этой системе реализованы все типовые библиотечные технологии. Это технологии комплектования, систематизации, каталогизации, читательского поиска, книговыдачи.

В системе функционируют пять типов автоматизированных рабочих мест:"Комплектатор" "Каталогизатор", "Читатель", "Книговыдача", "Администратор".

Система позволяет создавать и поддерживать любое количество баз данных, составляющих электронный каталог. Автоматически формируются словари, возможен быстрый поиск по любым элементам описания и их сочетаниям. Средства каталогизации позволяют обрабатывать и описывать любые виды изданий (книги, журналы, видеоматериал,CD-ROM). Система поддерживает традиционные "бумажные технологии": от печати листов заказа до печати всех видов каталожных карточек. Читатель имеет возможность вести поиск в электронном каталоге: по ключевым словам, по автору, по заглавию, по году издания, по УДК, по тематическому рубрикатору и т.д.

Рекомендуется следующий порядок внедрения Ирбис в библиотеке: Комплектатор - Каталогизатор - Книговыдача - Читатель. АРМ Читатель стоит внедрять только в том случае, если уже заполнен весь каталог (или значительная, важная, спрашиваемая часть) в базу. Иначе, если там совсем немного, то и смысла в Читателе нет. К тому же реально Читатель нужен для электронной книговыдачи, а для этого нужно сначала внедрить эту книговыдачу. Почти каждый АРМ логически завязан на каком-нибудь другом, однако Комплектатор и Каталогизатор связаны не только логически, но и физически, поэтому внедрение целесообразно начинать именно с них.

Список литературы

Бродовский А. И., Сбойчаков К. О. Новое поколение системы автоматизации библиотек ИРБИС — ИРБИС64: от электронного каталога к полнотекстовым базам данных // Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и новые формы сотрудничества: Тр конф. — М., 2004.

Бродовский А. И., Сбойчаков К. О. Полнотекстовые базы данных в системе ИРБИС64 - Восьмая Международная Конференция и Выставка "LIBCOM-2004", "Информационные технологии, компьютерные системы и издательская продукция для библиотек" 15 - 19 ноября 2004 г. http://www.gpntb.ru/libcom4/index3.cfm?n=tez/doc1/doc8

Карауш А.С. Автоматизированная технология создания полей связи в Системе ИРБИС // "Информационные технологии, компьютерные системы и издательская продукция для библиотек": Материалы МК "LIBCOM-2002". - М.: ГПНТБ России, 2002. - С. 120-121.

Карауш А.С. Оптимизация & автоматизация. Задачи информатизации в библиотечном деле // Библиотечное дело - 2005. - № 1. - C. 27-28.

Карауш А.С. Программное обеспечение для автоматической синхронизации баз данных системы ИРБИС / А.С. Карауш, Д.Ю. Копытков // Науч. и техн. б-ки - 2003. - № 10. - C. 88-91.

Лапо П.М., Соколов А.В. Введение в электронные библиотеки, 2005. http://natlib.org.by/html/news2005/7july/data/PDF.pdf

Международная ассоциация пользователей и разработчиков электронных библиотек и новых информационных технологий (Ассоциация ЭБНИТ) http://www.elnit.ru/

Сбойчаков К. О. Перспективы развития ИРБИС в плане применения системы смыслового анализа текстов для создания полнотекстовых хранилищ знаний современной библиотеке// Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и новые формы сотрудничества: Тр конф. — М., 2003. — T.1. — C.122-125.

Шрайберг Я.Л. Основные положения и принципы разработки автоматизированных библиотечно-информационных систем и сетей: Главные тенденции окружения, основные положения и предпосылки, базовые принципы: Моногр.— М. :ГПНТБ России, 2000.

Международная ассоциация пользователей и разработчиков электронных библиотек и новых информационных технологий (Ассоциация ЭБНИТ) http://www.elnit.ru/